Wat zijn UBO's?
UBO's (Ultimate Beneficial Owners) zijn de bestuursleden van een vereniging, die óf 25% of meer stemrecht hebben bij een statutenwijziging van hun vereniging, óf alle mensen die als statutair bestuurder in het handselsregister staan ingeschreven. UBO's zijn altijd mensen, een organisatie kan geen UBO zijn, maar heeft minimaal één of meer UBO's.
Het UBO register komt voor uit Europese regelgeving. Het maakt transparanter wie de belanghebbenden van organisaties (en verenigingen) zijn. Dit draagt bij aan het voorkomen van fraude, witwassen en terrorismefinanciering.
Vóór wanneer moet dit geregeld zijn?
Eigenlijk moesten de UBO's van jullie vereniging uiterlijk 27 maart 2022 ingeschreven staan in het UBO-register. Maar als je dit nog niet hebt gedaan, doe dit dan zo snel mogelijk.
Let op: Het is niet voldoende dat alle bestuurders van een vereniging zodanig ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Deze wet vraagt om een extra registratie, binnen de Kamer van Koophandel, waar élke vereniging met rechtsbevoegdheid aan moet voldoen.
De voorbereiding bestaat uit 3 onderdelen:
- Bepaal wie de UBO's van jullie vereniging zijn. Dit zijn óf de personen met meer dan 25% stemrecht. Of anders de bestuursleden die als zodanig staan ingeschreven bij de KvK.
- Kijk welke gegevens en documenten je nodig hebt.
Zijn de bestuursleden aangemerkt als hoger leidinggevenden? Dan heb je enkel een geldige legitimatie nodig van de bestuursleden. Let er wel op dat de paspoorten niet voorbij de verstreken datum zijn, en dat je enkel bestuursleden inschrijft die ook daadwerkelijk als bestuurslid staan ingeschreven bij de Kvk.
- Kijk wie de UBO-opgave mag doen. Doorgaans mag een bevoegd bestuurslid dit doen.
Zijn er later wijzigingen in de UBO gegevens, door het aftreden of aantreden van bestuursleden, dan dien je dit binnen 7 dagen door te geven aan de Kamer van Koophandel. Dit gaat ook via de UBO-opgave.
Meer weten?
Al deze bovengenoemde informatie staat ook beschreven in de brief die naar jullie vereniging is gestuurd.
Wil je echter aanvullende informatie? Neem dan een kijkje op de UBO pagina van de Kamer van Koophandel. Hier vind je de veelgestelde vragen rondom de UBO-registratie en kan je direct naar de UBO-opgave.